جستجو در سایت

شکل گیری ۵S( پنچ سین)(آراستگی محیط کار)


e9ad9fee9d0bc73e0b2c055eb0b268ce_L

شکل گیری  ۵S( پنچ سین)(آراستگی محیط کار)

 سیستمی تحت عنوان ۵S ، برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم، در ژاپن شکل گرفت.

الگوهای اولیه ای که مورد استفاده ژاپنی ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنایع بود:

۱-  صنایعی که رعایت بهداشت، تمیزی و نظم از زیر ساختهای اساسی آن میباشد مانند صنایع بهداشتی و دارویی و صنایع میکرو الکترونیک .

۲- سازمانهای خدماتی مانند هتلها، سوپر مارکتها، کتابخانه ها و مراکز تفریحی .

۳- سازمانهای پیشرو که به اهمیت مباحثی مانند انسان- ماشین ، انسان-کار و انسان- محیط توجه خاصی دارند .

 تعریف کوتاه ۵ S :

۵S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد.

۵S سیستمی برای دستیابی به کییفیت عالی در محیط کاری می باشد.

   تعریف کامل ۵S :

۵S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان بکار گرفته میشود و وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی, seiri, seiton seiketso, shitsuke, seiso است.

 شایان ذکر است که برخی از شرکتها ، با توسعه مفهوم S5 دو واژه دیگر را که از لحاظ مفهومی تفاوت چندانی با آنها ندارند را  پدید آوردند-  اما (۷S) چندان مورد استقبال و پذیرش قرار نگرفت، این دو مفهوم عبارتند از :

 Shikkariyaru (سخت کوشی)

و

Shukkan (سماجت در کار خوب)

 ۵S : روشی سیستماتیک جهت ایجاد و حفظ نظم و ساماندهی مطلوب در محیط کار و زندگی

 üهدف اجرای ۵S حرکت بسوی ارتقاء بهره وری در محیط کار می باشد.

ü۵S مجموعه اصولی است که با رعایت آن می توان کارها را با بازده بالاتری انجام داد.

ü۵S روش بهبود و اصلاح وضعیت نگهداری اشیاء بمنظور جلوگیری از صرف وقت جهت دسترسی به  آنان میباشد .

رعایت و اجرای صحیح   ۵Sاثرات بسیار مثبتی در ارتقاء بهره وری ، بهبود کیفیت و نهایتا بهبود مستمر فعالیتها دارد.

  هدف اصلی ۵S :

بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف وقت

 اهداف تفصیلی ۵S :

برقراری ایمنی

رسیدن به کارایی

ارتقاء کیفیت

حذف ضایعات

کاهش خرابی

افزایش بهره وری

ارتقاء روحیه کارکنان

جلب نظر مشتری

 پاک سازی : اشیاء واقلام ضروری و لازم را شناسایی نموده و آنها را از اقلام غیر ضروری و زاید تفکیک کنید ، اقلام غیر ضروری را دور بریزید .

 – نظم و ترتیب : اشیاء باقیمانده را به طرز منظم و مرتبی در جای مناسب خود قرار دهید.

 – نظافت : محیط کار ، لوازم کار و هر آنچه در اطراف است را تمیز کرده و پاکیزه نگه دارید .

 – حفظ و نگهداری: بعد از ایجاد نظم ، ترتیب و نظافت سعی کنید وضعیت مطلوب را با اجرای مداوم این اصول حفظ نمایید .

  انضباط : اصول پاک سازی ، نظم ، نظافت و حفظ وضعیت مطلوب را بصورت استاندارد تعریف نموده و آنها را برای کارکنان بصورت عادت و اصول لازم الاجراء در آورید .

پاک سازی (Seiri)

 تفکیک و تشخیص اشیاء ضروری و غیر ضروری و دور ریختن اقلام زاید و غیر ضروری که بر مبنای قواعد و اصول معینی انجام می شود

 پاک سازی : تشخیص ضروری از غیر ضروری  و دور ریختن اشیاء زاید

  • تعیین الویتها با توجه به میزان اهمیت اشیاء
  • تعیین محل نگهداری اشیاء
  • تعیین میزان دفعات مورد استفاده و نیاز به اشیاء
  • تعیین محدوده اجرا و اهداف دور ریختن اشیاء
  • کسب آمادگی های لازم
  • آموزش
  • اجرا
  • بازرسی و ارزیابی عملیات اجرا شده ، ارائه پیشنهادات اصلاحی و تعیین شاخص جهت انجام عملیات به نحو مطلوب .

ذخیره سازی اشیاء مورد استفاده

روش ذخیره سازی ( الویت بندی )

درجه نیاز ( تواتر کاربرد )

میزان نیاز

– آنها را دور بریزید .

– اقلامی که در طول یک سال گذشته مورد استفاده قرار نگرفته اند .

پایین

– آنها را در محل کار و در مکانی که از مرکزیت برخوردار است نگهدارید .

–  اقلامی که در طول ۲تا ۶ ماه گذشته تنها یک بار از آنها استفاده کرده اید .

– اقلامی که بیش از یکبار در دو ماه مورد استفاده قرار می گیرند .

متوسط

– آنها را در محل کار و در دسترس نگهدارید یا با خود حمل کنید .

– اقلامی که هفته ای یک بار مورد استفاده قرار میگیرد.

– اقلامی که هر روز استفاده می شوند .

– اقلامی که در طول روز بارها مورد استفاده قرار میگیرد.

بالا

اهداف : 

  • تعیین معیارهایی برای حذف غیر ضروریها
  • بکار گیری مدیریت الویتها و تعیین الویتها
  • حذف علل بروز مشکلات

 فعالیتها :

  • حذف غیر ضروری ها براساس معیارهای تعیین شده
  • مبارزه با علل بروز مشکلات
  • استانداردسازی و تعیین اصول

اصول :

  • مدیریت اولویتها
  • مبارزه با علل

 نمونه موارد فعالیتها :

 ۱- دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید

۲- مبارزه با علل آلودگی و مشکلات

۳- خانه تکانی و تمیز کردن محل

۴- رفع عیوب و خرابیها

۵- بازبینی عوامل ایجادکننده آلودگی

۶- ساماندهی انبارها ، قفسه ها ، کمدها و …

 نظم و ترتیب Seition

 قرار دادن اشیاء در مکان مناسب یا به ترتیب مطلوب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه و یا بیشترین کارآرایی استفاده کرد .

  • تعیین تواتر استفاده از اشیاء
  •   تعیین شرایط ذخیره سازی و نگهداری با توجه به تواتر  مصرف و حجم و نوع اقلام
  •    شناسایی میزان تاثیر شرایط محیطی بر اقلام
  •    انتخاب محل درست اشیاء
  •    مشخص کردن نحوه قرارگیری اشیاء در محل های معین
  •   ایجاد و رعایت قوانین قراردادن و استفاده از اشیاء در مکان مخصوص اشیاء

نظم و ترتیب

تعریف : استقرار منظم و مرتب ماشینها و اشیاء به نحوی که اشیاء مورد نیاز در زمان مورد نظر به مقدار مورد نظر در دسترس باشند

اهداف :

  • نظم و ترتیب در محل کار
  • استقرار و تعیین مکان مناسب ( کیفیت، بازدهی، ایمنی)
  • ارتقاء بهره وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء

فعالیتها :

  • استقرار ذخیره سازی بر اساس اصول پنج چه
  • تمرین و رقابت در زمینه آوردن و بازگرداندن اشیاء
  • مرتب کردن محل کار تجهیزات و اشیاء

اصول :

استقرار و ذخیره سازی و حذف نیاز برای جستجو

نمونه موارد فعالیتها :

۱- استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن

۲- آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت زمان معین

۳- استاندارد کردن نگهداری و استفاده از پرونده ها

۴- رعایت اصل  fifo

۵- نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات

۶- ذخیره سازی مناسب

نظافت  Seiso

تعریف : دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی و مواد خارجی

تعریف : حذف اشیاء زاید ، زباله ، آلودگیها و مواد خارجی در جهت دستیابی به پاکیزگی در محل کار

  • تعیین محدوده و مسئول برای نظافت
  • اتخاذ تصمیم برای قسمتهایی که باید نظافت شود
  • شناسایی و تعیین روشهای نظافت
  • ایجاد مقررات و قواعد لازم جهت جلوگیری از بروز مجدد آلودگی

مراحل کلی نظافت :

  • کلان
  • مرحله جزء به جزء
  • جزئی ترین مرحله

 اهداف :

  • دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی ، حذف کامل آلودگیها
  • شناسایی مشکلات جزیی از طریق بازبینی
  • درک پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی

فعالیتها : 

  • پاکیزه سازی بهتر و دقیق تر
  • پاکیزه سازی و باز بینی تجهیزات

 اصول :

 پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی و درجات مختلف پاکیزگی

 نمونه موارد فعالیتها :

۱- مسئولیت های فردی .

۲- انجام فعالیتهای خاص در پاکیزه سازی .

۳-مسئولیت تمام افراد در مشارکت در پاکیزه سازی .

۴- پاکیزه نمودن مکانهایی که اکثر افراد آنرا نمی بینند .

 حفظ و نگهداری (Seiketsu)

 تعریف : نگهداری همه چیز در وضعیتی سازمان یافته ، مرتب و پاکیزه

 تعریف کنترل و اصلاح دائمی پاک سازی ، نظم و ترتیب و نظافت و به معنی استمرار و انجام فعالیتها بصورت روزمره

  • تدوین روشهای مناسب و برنامه ریزی اجرا
  • استاندارد کردن مقررات و یکنواخت سازی فعالیتها
  • تدوین برنامه های پریودیک جهت اجرای هر یک از اصول مربوطه
  • اجرا

 اهداف :

  • استانداردهای اجرایی برای تداوم ۵S
  • مدیریت خلاق بمنظور آشکار شدن نا همگونی ها

  فعالیتها :

  • مدیریت خلاق
  • تشخیص و اقدام سریع و بهنگام
  • به کار گیری ابزارهایی برای حفظ استانداردها و روند استانداردسازی

 اصول : 

مدیریت و استاندارد کردن فعالیتهای ۵S

 نمونه موارد فعالیتها :    

۱- علامتگذاری

۲- علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده آتش

۳- برچسب های نشان دهنده حدود

۴ – استفاده از پوششهای شفاف

۵- پیشگیری از ایجاد صدا و ارتعاش

۶- زیبا سازی محیط کار

 انضباط

 تعریف : عادت به انجام هر کار به نحو صحیح

 تعریف : ایجاد و یا برخورداری از توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر

 اهداف :

  • مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
  • عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و پیروی از مقررات

فعالیتها :

  • اجرای یکی از فعالیتهای ۵S در زمان کوتاه
  • ارتباط متقابل
  • مسئولیتهای فردی

اصول :

 شکل دهی عادات صحیح و انضباط در محیط کار    

 نمونه موارد فعالیتها

 ۱- پاکیزه سازی همگانی

۲- تمرین وقت شناسی

۳- تمرین نظم و ترتیب

۴- توجه و رعایت ظواهر

   آموزش

 تعهد مدیریت

 ترویج فرهنگ خانه داری در محیط کار

 مزایای پیاده سازی ۵S

 ایجاد یک نظم فراگیر

۲-  زمینه سازی برای برقراری انضباط سازمانی

۳-  کاهش ابهام در کار

۴-  زیبا سازی محیط کار

۵-  بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن

۶- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماریهای کاری

۷- آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار

۸- دسترسی آسان تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم

۹- افزایش روحیه کارکنان

۱۰- کاهش اشتباهات و دوباره کاریها

بهبود روابط کارکنان

۱۲- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار

۱۳- فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار

۱۴- کاهش خرابی ماشین آلات

۱۵- تثبیت و بهبود کیفیت

۱۶- افزایش راندمان و کارایی

۱۷- کاهش هزینه

۱۸- کاهش زمان انجام کارها

۱۹- افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات

۲۰- جلب نظر مشتریان

۲۱- افزایش تعلق سازمانی

۲۲- زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی

۲۳- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری

۲۴- کاهش استعفا و ترک سازمان

۲۵- افزایش جذابیت محیط کار

  عوامل موثر در اجرای ۵S

۱- عوامل برون سازمانی

۲- عوامل درون سازمانی

۳- عوامل فردی

۴- عوامل کاری

۵- عوامل سیستمی

 ۱- عوامل برون سازمانی

       عوامل دور:

       فرهنگ ملی

       فرهنگ مذهبی

       نظام اقتصادی

       نظام سیاسی و حقوقی

        عوامل نزدیک:

       خواست و حمایت مشتریان

       خواست و حمایت تامین کنندگان

       خواست و حمایت شرکاء و سهامداران

       رقبا و رقابت

 ۲- عوامل درون سازمانی

        باور ، تعهد و حمایت مدیریت ارشد و هیئت مدیره

       باور ، تعهد و حمایت مدیران میانی و سرپرستان

       فرهنگ سازمانی

       توان مالی

       سابقه و نتیجه پیاده سازی سیستمهای نسبتاً مشابه

       ترکیب نیروی انسانی

       رضایت شغلی

       امنیت شغلی

       تناسب شغلی

       مشارکت واقعی کارکنان

       به کارگیری درست روشهای جبران، تشویق و تنبیه

  ۳- عوامل فردی

       شلختگی یا نظم شخصی

       تنبلی یا فعال بودن

       مسئولیت پذیری یا مسئولیت گریزی

       روحیه عدم مشارکت یا روحیه کار گروهی

       کارگریزی یا تعهد و وجدان کار

       آرامش یا مشکل خانوادگی

       سلامت یا بیماری جسمی و روانی

       توان علمی

       توان تجربی

       توان خلاقیت و نوآوری

       انعطاف پذیری فردی

       نوجویی یا کهنه پرستی

 ۴- عوامل کاری

       تولیدی یا خدماتی بودن کار

       تکنولوژیک یا غیر تکنولوژیک بودن کار

       ماهیت تمیز یا آلوده کار

       ماهیت مشارکتی یا واحدی بودن کار

       پویا یا ثابت بودن کار

       سطح تخصص و تحصیلات مورد نیاز برای انجام کار

       نظم یا بی نظمی ذاتی

       میزان انعطاف پذیری

       خطرناک یا ایمن بودن کار

       ورودی های کار

       خروجی های کار

  ۵- عوامل سیستمی

       ماهیت سیستم (مدیریتی یا فنی)

       انگیزش دهی

       نیازمندیهای اجرا و نگهداری

       طول مدت پیاده سازی و اجرا

       فراگیری یا محدودیت سیستم

       نتایج مرتبط با کارکنان

       نتایج مرتبط با مدیران

       نتایج مرتبط با سازمان

       سرعت دستیابی به نتایج

       هزینه پیاده سازی

       هزینه نگهداری

       همخوانی با فرهنگ سازمانی

       هزینه پیاده سازی

       هزینه نگهداری

       همخوانی با فرهنگ سازمانی

       نیازهای آموزشی

       جایگاه این سیستم نزد مدیریت ارشد

       جایگاه این سیستم در استراتژیها و برنامه های سازمان

 دلائل تقدم اجرای ۵S

 ۵S ، نسبت به اجرای سایر سیستمها ، تا حدودی آسانتر است .

۲-  همه یک محیط کار تمیز و منظم را دوست دارند .

۳-  نتایج حاصل از آن برای همه قابل مشاهده است .

۴-  در همه جا قابل پیاده سازی است .

۵-  زمان جستجو (به دنبال اشیاء و اسناد) کاهش می یابد .

۶-  سرعت دستیابی، افزایش می یابد .

۷-  عمر ماشین آلات و تجهیزات، افزایش می یابد .

۸-  سلامتی و ایمنی برای کارکنان در محیط کار ایجاد میشود .

۹- تعداد خطاها کاهش می یابد .

۱۰-  همه بطور اتوماتیک ، منضبط می شوند .

۱۱- هزینه پیاده سازی خیلی کم است .

۱۲- موجب قدردانی و لذت مشتریان میشود .

۱۳- موجب رشد خلاقیت کارکنان برای انجام بهتر کارها میشود .

۱۴- موجب بهبود دیدگاه دیگران نسبت به سازمان میشود .

۱۵- هر کس میتواند به محل کارش افتخار کند .

۱۶- عملکرد عمومی سازمان ، افزایش می یابد .

۱۷- جو مساعد برای بکارگیری ۵S ایجاد میشود .

۱۸- موجب بهبود در روحیه کارکنان می شود.

  وظایف کمیته راهبری

        تدوین استراتژی های ۵S

       بررسی، تائید و ابلاغ خط مشی آراستگی ۵S

       بررسی، تائید و ابلاغ نظامنامه آراستگی ۵S

       تعیین مسئولین کمیته ها

       ابلاغ حکم مسئولین و اعضای کمیته های اجرایی و ممیزی

       تعیین اعضای کمیته های اجرایی و ممیزی

       نظارت کلی بر عملکرد کمیته ها

       نظارت بر اجرای ۵S در سازمان

       بررسی و تصمیم گیری راجع به نتایج ممیزی کمیته ممیزی

       تخصیص منابع لازم

 ترکیب اعضای کمیته راهبری

        مدیر عامل سازمان

       معاونین و مدیران ارشد

       مدیر کیفیت / نماینده مدیریت

       نماینده مدیر عامل در امر ۵S

       مسئول کمیته ممیزی

       مسئول کمیته اجرایی

  وظایف کمیته اجرایی

       تهیه خط مشی آراستگی (۵S) در سازمان

       هماهنگ نمودن اقدامات و اجرایی نمودن تصمیمات کمیته

       تهیه نظامنامه آراستگی ۵S در سازمان

       پیشنهاد بازنگری در ساختار ، فعالیتها و …

       اجرای S1 ، S2 ، S3 ، S4 و S5

       پیگیری تامین منابع مورد نیاز

  نکات مدیریتی

        مدیران و سرپرستان ، قبل از تشویق دیگران به رعایت ۵S ، بایستی خودشان ، اصول۵S و لزوم اجرای آن را واقعاً درک کنند

       مدیریت پیشرو ، ایجاد کننده بهترین فضای کاری است .

       اصول ۵S اولین گام در راه اجرای برنامه ای بلند مدت برای حفظ سلامتی شرکتها محسوب میشود .

       ۵S نشانگر میزان کارایی مدیریت است .

       در ژاپن مدیران اجرایی سطح بالا، ۵S را در الویت اساسی و اولیه مدیریت خود قرار داده اند .

  نکات کلـی

       هدف نهایی ۵S ، پیشگیری از اتلاف است.

       هر کسی میتواند ناهمگونی را تشخیص دهد.

       هر طرح باید شامل برنامه ای برای شناسایی ، سنجش و ارزیابی هر یک از اهداف مرحله ای باشد.

       بهتر آن است که تصمیمات اتخاذ شده ، مشکلات پیش آمده ، اقدامات انجام شده و نتایج حاصل از آنها ثبت و نگهداری شود .

 نکات مفهـومی

       ۵S مجموعه تمهیداتی است برای نگهداری اشیاء در وضعیتی مطلوب .

       اگر قادر به انجام ۵S نمیباشید در انجام کارهایتان موفق نحواهید بود .

       پیچیده ترین و دشوارترین برنامه ها نیز با بهره گیری از ۵S آغاز میشود .

       برای اصلاح عادات نادرست در کار ، به خوبی میتوان از ۵S استفاده کرد .

       ۵S با اعتقاد بر این واقعیت عمل می کند که تاثیر اعمال بیشتر از گفتار است .


ادامه مطلب

بستن پنجره
تبلیغات
جستجو در سایت