جستجو در سایت

مصاحبه کاری موفق: بایدها


بایدها در مصاحبه های کاری موفق…:
این مطلب به تناسب منابع مختلفی که برای آن وجود دارد و همچنین تعداد مدیرانی که آن طرف میز نشسته اند، گسترده و متنوع است. پس در همین ابتدا تاکید می کنم آنچه خواهید خواند صرفا نظر شخصی من به عنوان یکی از همکاران و دوستان شما که آن طرف میز نشسته است (و هنوز یادش نرفته که نشستن در طرف دیگر میز چه مزه ای دارد!)، با توجه به مطالعات و تجربیاتم می باشد و قرار نیست از جایی مطالبی برای شما کپی، پیست کنم… خوشبختانه همه دوستان به جستجو در اینترنت تسلط کافی دارند و می توانند مطالب معتبر و ارزشمند دیگر را پیدا نموده، مطالعه کنند. آنچه ما طرح خواهیم کرد، چیزی است که به استناد تجربه، معتقدم در ایران کاربرد دارد و ممکن است با برخی استانداردهای جهانی و چیزهایی که در منابع خارجی یا دوره های آموزشی داخلی، خوانده یا شنیده اید یا خواهید خواند و شنید و یا با سلیقه ی برخی از دوستان، در تناقض باشد؛ اگر چه تلاش می کنم این تناقضات را به حداقل برسانم.
به هر حال ما در ایران کار و زندگی می کنیم و در راستای تحقق اهداف و آرزوهایمان، باید یاد بگیریم چگونه با شرایط موجود هماهنگ شویم.
همچنین از آنجا که آشنایی با رویکرد PDCA (برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اقدام) برای حصول بهترین نتیجه در همه شئون زندگی بسیار مفید می باشد، (چنانکه از زمان آشنایی با آن برای خودم بوده است) قبل از شروع مبحث اصلی، به اختصار در این خصوص صحبت خواهد شد؛ دوستانی که به این مبحث تسلط کافی دارند، می توانند این بخش را فاکتور بگیرند!

در دوران کودکی درسی در ادبیات فارسی داشتیم (اگر درست یادم باشد، حکایتی از سعدی بود) که چکیده آن این جمله بود: “ادب از که آموختی؟ از بی ادبان..>!”
اگر بخواهیم به دانش کهن سرزمین مان بسنده کنیم، همین یک جمله فریاد می زند: “۵ اشتباه مهلک را انجام ندهید!!! و دیگر هیچ مشکلی نخواهید داشت.” چه خوب می شد اگر زندگی به همین سادگی بود…
اما واقعیت زندگی امروز چیز دیگری است. عدم انجام ۵ اشتباه مهلک، ممکن است بتواند مانع حذف شما از گزینه های استخدامی بشود، اما تضمینی برای پذیرفته شدن شما نیز نخواهد بود، ممکن است قرار باشد با رقیب سرسختی که همزمان با شما مصاحبه شده است، دست و پنجه نرم کنید… به این مفتی ها هم نیست.
——————————————————————-
رویه موسوم به PDCA معروف به چرخه دمینگ:
از آنجا که خودم هیچگاه حوصله گوش دادن به تاریخچه را ندارم، در کلیه کلاسهایم (و به تبع آن در اینجا)، از تدریس تاریخچه صرف نظر می کنم، اگر علاقه مند بودید، در گوگل جستجو کنید، یا ویکی پدیا… حتما مفصل و مبسوط مطلب اونجا هست.
این رویکرد بر این مبنا استوار است که برای بهبود در هر سیستم یا فعالیتی، روند چهارگانه برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اقدام باید به صورت مستمر در جریان باشد. تکلیف برنامه ریزی، اجر و کنترل که مشخص است، قبل از اجرا برنامه ریزی می کنیم، کار را انجام می دهیم، کنترل می کنیم که نتایج انجام کار به چه میزان با برنامه اولیه تناسب دارد. اما اقدام چیست؟
اقدام یا Act مجموعه فعالیتهایی است که بر مبنای نتایج کنترل مرحله قبل انجام می دهیم و دوباره به ابتدای چرخه یعنی برنامه ریزی بازمی گردیم. این مطلب را با یک مثال کاربردی ساده که همیشه در کلاسهایم فیدبک مناسبی دریافت نموده است، تشریح می کنم:
تعمیر خودروی شخصی:
صورت مساله: خودروی شما خراب شده است یا سروصدای ناجوری میدهد که شما را نگران کرده است تا حدی که تصمیم گرفته اید در این خصوص اقدامی انجام دهید.
آنچه در زندگی واقعی و روزمره اکثر ما اتفاق می افتد، به شرح زیر است:
وسط روز کاری، مرخصی ساعتی گرفته و به تعمیرکاری که می شناسیم یا دوستی معرفی میکند مراجعه میکنیم، تعمیرکار بعد از کلی منت گذاشتن سر ما که چون فلانی معرفی کرده قبول می کنم، قول می دهد کار را یکی دو روزه انجام دهد، خودرو را با اعتماد به قول تعمیرکار تحویل می دهیم و در حالی که از تلفن های کاری که از غیبت ما در محل کار ناشی شده است کلافه هستیم با شتاب به محل کار برمی گردیم. در زمان مقرر برای تحویل خودرو مراجعه می کنیم و می بینیم تعمیرکار هنوز کار را شروع نکرده است، با کلی عذر و بهانه ما را با قول فردا یا روز بعد از آن راهی می کند، مجددا در زمان موعود مراجعه می کنیم، کاشف به عمل می آید که بعد از بازکردن موتور (به عنوان مثال) تعمیرکار عزیز متوجه شده است به قطعه یدکی ای نیاز دارد که در دسترس نیست و باید به یک فروشگاه خاص در سوی دیگر شهر مراجعه کنیم، با عجله و با استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی عزیز! به سمت دیگر شهر روانه می شویم.( این قسمت را بیشتر توضیح نمی دهم که همه می دانیم چه در انتظارمان است..>!) بعد از کلی سروکله زدن با فروشنده یا فروشندگان لوازم یدکی، و پرداخت هزینه های معمولا گزاف از روی ناچاری، سراغ تعمیرکار می رویم که اگر خوش شانس باشیم و تعطیل نشده باشد، قطعه را تحویل می دهیم و دوباره با قول روز دیگری روانه کار یا منزل می شویم.
اگر این پروسه مجددا تکرار نشود خدا را شکر و احساس خوشبختی مفرط می کنیم و خودرو را تحویل میگیریم که تازه بعد از یکی دو روز متوجه می شویم مشکل برطرف نشده است و صداهای جدیدی نیز از داخل کاپوت ماشین شنیده می شود، شاید هم بوهای جدید.!
روز بعد در حالی که از بس مرخصی ساعتی گرفته ایم، حتی آبدارچی شرکت نیز از خرابی خودرومان مطلع است با شرمساری درخواست مرخصی می کنیم و با عصبانیت سراغ تعمیرکار می رویم و داد و بیداد راه می اندازیم که یا تعمیر کن و یا پولم را پس بده، اگر دست به یقه نشویم و کتک مفصلی که بعدا مشخص می شود یکی از مهارت های اصلی تعمیرکار (به جز تعمیر خودرو) بوده است نخوریم، احساس خوشبختی و خوش شانسی مفرط می کنیم.
اگر دست به یقه شده و کتک خوردیم یا زدیم هم فرقی نمی کند، نه خودرو تعمیر می شود و نه خواهیم توانست پولمان را پس بگیریم، با نارضایتی و ناله و نفرین تعمیرکار راهی تعمیرگاه بعدی می شویم و ایضا اگر چرخه فوق الذکر مجددا تکرار نشود، احساس خوشبختی مفرط می کنیم و با سلام و صلوات به ارواح اولیای تعمیرکار، خودرو را تحویل می گیریم و هر جا می نشینیم این روند را با آب و تاب تکرار نموده مجددا برای درگذشتگان به ویژه پدر تعمیرکار درستکار طلب آمرزش نموده در نهایت آه سردی کشیده و می گوییم: ” زندگی همینه دیگه، توی ایران خدمات درست نمیدن، اصلا ما جهان سومی ها خیلی بدبختیم، همش تقصیر مسئولینه که بر کار این افراد نظارت نمی کنند و قص علی هذا..”
اگر تا به حال از تجربه فوق بی نصیب بوده اید، الحق و والانصاف که خوشبخت و سعادتمندید و اگر دیده یا شنیده اید، می دانید که جدای از کمی اغراق طنزآمیز، این اتفاق روزانه و به کرات در جامعه ما می افتد. اما آیا همه مشکل از تعمیرکار و مسئولین ذیربط بوده است؟ آیا ما به بهترین روش ممکن عمل نموده ایم؟
برای پاسخ به این سوالات ابتدا روند سیستماتیک انجام کار با رویکرد PDCA را شرح می دهیم:
هدف: تعمیر خودرو
برنامه ریزی شامل: 
۱) شناسایی تعمیرکاران معتبر و نمایندگی های مجاز و انتخاب تعمیرکار
۲) برآورد حدود بودجه تعمیرات (این مرحله باید با هماهنگی تعمیرکاران انجام شود)
۳) برنامه ریزی زمان اجرا جهت عدم تداخل فرآیند تعمیر با زندگی حرفه ای و شخصی. (این برنامه ریزی باید با هماهنگی تعمیرکاران انجام شود)
۴) تعیین ایراد احتمالی خودرو با مشورت تعمیرکار و تهیه لیست قطعات یدکی احتمالی مورد نیاز و حصول اطمینان از اینکه این قطعات یا در دسترس تعمیرکار هستند یا قبل از خواباندن خودرو تهیه شده اند و یا مسئولیت تهیه آنها بعد از خواباندن خودرو باشما نیست.
و ….
اجرا شامل:
۱) مراجعه به تعمیرکار منتخب و تحویل خودرو
۲) تامین قطعات یدکی موردنیاز
۳) انجام تعمرات توسط تعمیرکار
۴) پرداخت حق الزحمه و تحویل گرفتن خودروی تعمیر شده
کنترل شامل:
۱) استفاده عملی از خودروی تعمیر شده و بررسی میزان انطباق نتایج دو مرحله قبل
اقدام شامل:
اقداماتی که باید انجام شود بستگی مستقیم به نتایج مرحله قبل یعنی کنترل دارد،
اگر نتیجه کنترل ها مثبت بود و از محصول کار راضی هستید:
۱) تثبیت تعمیرکار و برند قطعات یدکی خریداری شده به عنوان تامین کننده و کالای معتبر برای موارد مشابه آینده
۲) معرفی تعمیرکار به دیگران برای سپاسگزاری از خدمتی که به شما کرده است
۳) پیش بینی پاداش نقدی (یا همان شیرینی) برای تعمیرکار در مراجعات بعدی
و …
در صورتی که کنترل ها بیانگر عدم رفع مشکل باشد:
۱) مراجعه مجدد به تعمیرکار مربوطه جهت رفع خرابی
۲) مراجعه به سایر تعمیرکاران در صورت عدم توانایی تعمیرکار اول برای رفع خرابی ( در این مرحله باید به سراغ لیست اولیه که درمرحله برنامه ریزی تهیه نموده اید، بروید.)
۳) حذف تعمیرکار اول از لیست تعمیرکاران معتبر و عدم مراجعه به وی در موارد مشابه آینده و آجر کردن نان او.! (باورکنید بدترین تنبیهی که می توانید برای اینگونه افراد تدارک ببینید، همین مورد است. بیهوده داد و قال راه نیاندازید و نفس تان را حرام نکنید که پولتان را پس بدهد، چون پس نخواهد داد. بدترین ظلمی که یک مشتری می تواند به یک تامین کننده خدمات یا کالا روادارد، گرفتن خودش از اوست…
۴) برنامه ریزی اقداماتی که از وقوع مجدد اینگونه موارد پیش گیری کند. ریشه یابی کنید چرا این اتفاق افتاده است؟ این تعمیرکار را چه کسی به شما معرفی کرده است؟ آیا معرف، فرد ناشی ای بوده است؟ آیا سیستم خودروی معرف با شما فرق دارد؟ آیا محدودیت مالی شما و انتخاب ارزانترین تعمیرکار باعث این امر شده است؟ و غیره… ریشه یابی که تمام شد، دلیل اصلی هرچه که بود آنرا برای پیش گیری از وقوع مجدد این مورد حذف کنید. اگر محدودیت مالی شما دلیل این مطلب بوده است، قبل از خواباندن خودرو بودجه موردنیاز را تامین کنید.
…………………………………
خوب حالا برخی از دوستان شاکی می شوند که یک تعمیر خودرو این همه دنگ و فنگ ندارد… مگر وقتمان را از سر راه آورده ایم؟ این ها همه (جسارتا!) قرتی بازی است.
انصافا خودتان میزان اتلاف وقت در رویه اول و دوم را مقایسه کنید و قضاوت نمایید که سر کدامیک از این افراد بی کلاه مانده است، آدم ناشی با نگرش سیستماتیک یا آدم بسیار فنی و فهمیده با نگرش ” اگه پولمو پس ندی، پولت می کنم”؟…
ضمن اینکه بسیاری از مواردی که در رویکرد PDCA تشریح شد می تواند ذهنی انجام شود و قرار نیست لیست تایپ شده ی تعمیرکاران مورد تایید را تهیه و مهر و امضا کنید.
نمی دانید چه لذتی دارد وقتی قبل از تحویل خودرو با تعمیرکار شرط کنید هر آنچه لوازم یدکی نیاز دارد یا موجود داشته باشد یا خودش تامین کند یا قبل از خواباندن خودرو در این خصوص مطمئن شود. من این کار را انجام داده ام، در بدترین حالت، یا تعمیرکار، کار شما را قبول نمی کند که سراغ نفردوم لیست می روید، یا با وجود اینکه با او شرط کرده اید، بعد از بازکردن موتور به شما زنگ می زند و می گوید قطعه دیگری که پیش بینی نکرده مورد نیاز است که شما می گویید پیرو توافق قبلی، خودش تهیه کند و شما فقط هزینه آنرا بپردازید، حالا طرف ممکن است یک کم بیشتر پول بگیرد یا کمی بیشتر شما را معطل کند که در قیاس با زمان و تلاشی که شما باید صرف کنید بسیار ناچیز خواهد بود. به هر حال از آنجا که ما از زمره افراد ناشی هستیم، بعد از امتحان هر دو روش (روش اول در دوران جهالت و روش دوم پس از آشنایی با چرخه دمینگ) به این نتیجه رسیده ایم که روش ۲ بهتر، کم هزینه تر و موفقیت آمیز تر است اگر:
“وقتتان را از سر راه نیاورده اید و برای آن ارزش قائلید. “
مشکل اصلی روش اول این است که فاز برنامه ریزی ندارد یا برنامه ریزی آن بسیار سطحی انجام شده است. چرخه سنتی که در روش اول ذکر شد، عموما بر اجرا و کنترل تمرکز دارد، ضمن اینکه بسیاری از آشنایان من، بعد از بارها مراجعه و بدقولی، با این توجیه که :”فلانی بدقول هست، اما کارش تمیزه” باز هم به سراغ همان تعمیرکار می روند، برایش مشتری می فرستند و این دورباطل را مرتبا تکرار می کنند.
مثالهای مشابهی به ویژه در امور خدماتی از قبیل امور درمانی، به وفور مشاهده می شود.
نتیجه دیگری که از این بحث می گیریم، ریشه اصلی مشکلات و موانع بیشتر پروژه هاست، قبل از اتمام برنامه ریزی، اجرا را شروع می کنند، یا حتی بعد از شروع پروژه تازه به ما زنگ می زنند که ” آقا یه برنامه زمانبندی می خواهیم برای پروژه فلان، الان تازه اول کاره، فقط فونداسیون و اسکلت اجرا شده و بتن سقف ها رو ریختیم، نقشه و متره و برآورد هم هنوز ناقصه، داریم قرارداد امضا میکنیم، …حالا چند در میاد نوشتن این برنامه؟”
یکی دیگر از اقداماتی که در فاز برنامه ریزی باید انجام شود، طراحی پروژه است، در حال حاضر به استناد پروژه هایی که در دست دارم ادعا می کنم بیشتر از ۸۰ درصد پروژه ها در ایران، زمانی آغاز می شوند که هنوز طراحی تکمیل نشده است….!چه رسد به برنامه زمانبندی….
بد و بیراهش رو هم همین پایین به ما بگند، مشکلی نیست. :)
———————————————————————————————————————–
و اما بعد از اینکه با چرخه دمینگ آشنا شدیم، می رسیم به توضیح هدف از این همه آسمان و ریسمان بافتن!
یک تازه کار (یا حتی حرفه ای) که می خواهد مصاحبه شود، می تواند از رویکرد چرخه ی دمینگ برای انجام این کار بهره بگیرد:
هدف: مصاحبه موفق و گرفتن کار
برنامه ریزی شامل:
۰-۱) ارزیابی میزان شایستگی (مصاحبه شونده) بر مبنای چهار فاکتور تحصیلات، آموزش، مهارت و تجربه
۰-۲) تهیه رزومه بر مبنای ارزیابی انجام شده در خصوص وضعیت شایستگی مصاحبه شونده
۱) انتخاب نوع شغل
۲) انتخاب بخش (دولتی یا خصوصی)
۳) شناسایی سازمانهایی که در محیط کاری مربوط به بند ۲ در حال جذب نیروی انسانی هستند یا حتی نیستند!!! (توضیح خواهم داد)
۴) کسب اطلاعات در خصوص فرهنگ سازمانی در مجموعه های شناسایی شده طی بند ۳ که آنها را سازمان هدف می نامیم.
۵) کسب اطلاعات در خصوص نوع کار و پروژه های در دست سازمان هدف.
۶) بررسی موارد مشابه مربوط به سازمان هدف که در گذشته به هر نحو با آنها سروکار داشته اید.
۷) کسب اطلاع در خصوص اینکه در سازمان هدف چه کسی مصاحبه کننده و چه کسی تصمیم گیرنده نهایی است؟ این دو مورد می تواند در اختیار یک یا چند نفر باشد.
۸) اگر برای شغل یا پروژه یا سمت خاصی در حال جذب نیرو هستند، کسب اطلاعات مربوط به این شغل یا پروژه یا سمت خاص در حد امکان.
۹) تماس اولیه، ارسال رزومه و مدارک مرتبط و گرفتن وقت مصاحبه.
۱۰) حصول اطمینان از اینکه انجام مصاحبه باعث ایجاد اختلال در برنامه کاری یا زندگی شخصی مصاحبه شونده نخواهد شد.
و ….


ادامه مطلب

بستن پنجره
تبلیغات
جستجو در سایت