جستجو در سایت

نظام پیشنهادها و مدیریت مشارکتی – قسمت اول


قسمت اول

- طراحی نظام پیشنهادها

نظام پیشنهادها از دهه ۱۹۵۰ در شرکت های تولیدی – خدماتی کشور ژاپن به کار گرفته شده و سپس از سوی کشورهای دیگر جهان پذیرفته و معمول گردید این نظام از دهه ۱۳۶۰ در شماری از شرکت¬های صنعتی ایران به اجرا گذاشته شد و با توجه به کامیابی¬هایی که در این گروه از شرکت ها به دست آمده مورد استقبال دیگر شرکت¬ها و سازمان¬های صنعتی تولیدی و خدماتی قرار گرفته است .

در سال ۱۳۷۷ با توجه به آثار مثبت و سودمندی که این نظام در شمار قابل توجهی از شرکت¬ها و سازمانهای داخلی و خارجی پدیده آورده بود ، دولت جمهوری اسلامی ایران نیر نظر به اهمیت و ضرورت نقش مشارکت کارکنان و ذینفعان در بالا بردن کارایی و اثر بخشی دستگاه¬های دولتی افزایش رضایت و توان کاری آنان ، در نشست مورخ ۲۸/۵/۱۳۷۷ شورای عالی اداری چنین تصویب کرد که نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد ها در کلیه وزاتخانه ، موسسات ، بانکها و کلیه دستگاهها استقرار یابد.

از آنجایی که نظام پبشنهادها به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی شهری است در این نظام کلیه ذینفعان (‌کارکنان ، ارباب رجوع ، مشتریان ، سهامداران ) درباره روشهای حل مسایل و ارتقای بهره¬وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آن را در قالب طرح ها و پیشنهاد ها به مدیریت شهری ارائه می کنند .

در واقع نظام پیشنهادها یک نظام مدون برای به کارگیری ایده ها و نظرات ذینفعان برای بهبود فعالیتهای سازمان است و بر اساس مشورت و تبادل نظر بین آنها می باشد که به صورت ابزاری بین لایه های هرم قدرت درنظر گرفته می¬شود تا انگیزه بهبود و تحول در همه ذینفعان فراگیر شده و عملکرد بهبود یابد.

براین اساس کلیه کارکنان، شهروندان، ارباب رجوع ، نخبگان ، تشکل¬های اجتماعی از سطح آن می¬توانند پیشنهادها ، ایده¬ها، ابتکارات و نظرات خود را برای رفع مشکلات و نارسائیهای موجود در روند فعالیتهای شهرداری ارائه دهند. نظام پیشنهادها در واقع تجلی‌گاه ابتکارات و خلاقیتهای فردی و گروهی در بین کارکنان و شهروندان برای به وجودآوردن وگسترش روحیه مشارکت در میان آنان در جهت ایجاد پویایی و بهبود فرآیند و کیفیت ارائه خدمات می باشد.

 ۲-۱-تعریف پیشنهاد

پیشنهاد طرحی است که بوسیله یک یا چند نفر ازکارکنان یا شهروندان واجد شرایط به منظور کاهش یا حذف هزینه ها یا بهبود عملکرد مدیریت شهری ارایه می شود، یک ایده و پیشنهاد مناسب بایستی ضمن توجه به مشکلات موجود و مطرح راه حلهای مناسبی را نیز ارایه دهد. پیشنهاد بایستی عملی و کارا باشد. موضوعاتی که پیشنهاد شهری تلقی نمی شود شامل موارد زیر است:

• شکایتها یا تقاضاها از افراد و واحدها

• موضوعاتی که قبلا توسط شخص دیگری پیشنهاد شده و یا به اجرا درآمده یا در دست اجرا می باشد .

• موضوعات بی ربط با مسایل و فعالیتهای مدیریت شهری

• پیشنهادهای مبهم یا بیان بدیهیات

• بیان مشکلات بدون ارائه راه حل

• درخواستهای اداری از قبیل خرید تجهیزات و ملزومات اداری و …

  ۲-۲- اهداف نظام پیشنهادها

• ارتقای بلوغ سازمانی

• بهبود روحیه مشارکت و همکاری کارکنان و شهروندان

• افزایش رضایت شغلی در کارکنان وتعلق سازمانی در پرسنل

• بهبود کمی وکیفی کار

• فرصتی برای کارکنان جهت پرورش و تقویت استعداد و توانایی‌های خویش

• مستند کردن مشکلات و موانع موجود در استفاده از تجربه کارکنان در حل آنها

• ارج نهادن بیشتر به شخصیت وجودی شهروندان

• دلپذیر کردن فضای شهری

• افزایش اعتماد به شهروندان

• بهبود دیدگاه احساسی و عاطفی شهروندان به منظور ایجاد انگیزش و تعلق خاطر آنها به شهر و مدیریت شهری

• پاسخ به نیازهای روحی و شخصیتی کارکنان و شهروندان

• همسو کردن اهداف کارکنان و شهروندان با اهداف کلی مدیریت شهری

• ایجاد احساس نیاز درشهروندان به پذیرش دگرگونی و تغییر به منظور پویایی و بهبود امور

• استفاده از تجربه ، اندیشه و آراء و عقاید شهروندان در اداره هر چه بهتر امور شهر

• افزایش مسئولیت پذیری در حفظ ، بقاء و رشد روز افزون شهر و مدیریت شهری

• افزایش انعطاف‌پذیری در سازمان در مقابل تغییرات سازنده

• تقویت روحیه خلاقیت و نوآوری در سازمان

• و …

۲-۳- مزایای نظام پیشنهادها

• افزایش دانسته های مدیریت شهری در مورد تمایلات ذینفعان.

• کاهش هزینه‌های ارائه خدمات و کل سازمان

• افزایش تمایل کارکنان به مشارکت در تصمیم‌گیریهای شرکت

• افزایش فرصت بروز لیاقت‌ها و شایستگی‌های کارکنان

• افزایش رضایت شغلی و روحیه کاری در پرسنل

• بهبود شرایط کار و محیط کاری درون کارگاهها

• افزایش علاقه به توسعه و پیشرفت در بین کارکنان

• رشد بلوغ سازمانی و فرهنگ کارکنان و زمینه‌سازی برای پیاده‌کردن سایر نظامهای مدیریت مشارکتی

• افزایش مهارتهای علمی و تجربی پرسنل

• ایجاد فرهنگ شایسته‌سالاری در شرکت

• کاهش مقاومت در مقابل تغییر و پیشرفت در کل سازمان

• افزایش اعتماد به نفس در کارکنان

• ارتقا فرهنگ بهره‌وری

• افزایش کمی و کیفی خدمات

• آگاهی بیشتر مدیریت از خواسته‌ها وتوقعات پرسنل

• بهبود ایمنی در محیط کار

• افزایش امکانات و خدمات رفاهی پرسنل

• افزایش تعامل بین شهرداری و شهروندان

• کانال دریافت صدای مشتری

۲-۴-اصول طراحی نظام پیشنهادها به روش علمی

• اجتناب از ساده‌نگری به مکانیزم و چگونگی طراحی و استقرار نظام پیشنهادها در سازمان

• طراحی نظام پیشنهادها متناسب با ویژگی‌های سازمان

• مشارکت واحدهای مختلف سازمان در طراحی نظام پیشنهادها و تدوین آیین‌نامه اجرایی آن

• ضرورت بازنگری مستمر در نظام و آیین‌نامه اجرایی

• طراحی نظام پیشنهادها به صورت غیرمتمرکز تا حد امکان (غیرمتمرکز بودن دبیرخانه و نهادهای اجرایی نظام )

به طور کلی استقرار صحیح و موفق نظام پیشنهادها دارای ۳ مرحله می‌باشد.

n مرحله اول

مدیریت باید تمامی تلاش خود را در جهت کمک به کارکنان برای ارائه پیشنهاد به کار گیرد و به اینکه پیشنهاد رسیده تا چه حد در جهت بهبود کار سازمان ابتدایی است، توجهی نداشته باشد. این امر به کارکنان کمک می‌کند تا بتدریج نحوه ارائه پیشنهادهای مؤثر را یاد بگیرند. این امر با آگاه کردن کارکنان از موضوع اهمیت نظام پیشنهادها و طریقه مشارکت پرسنل در آن صورت می‌گیرد

n مرحله دوم

مدیریت باید بر آموزش کارکنان تأکید نماید تا بتوانند پیشنهادهای بهتری ارائه دهند. برای این کار پرسنل باید بتوانند از توانایی تحلیل مسائل و محیط پیرامون خود برخوردار باشند.

در واقع در این مرحله پرسنل باید به یک اقناع عقلی برسند یعنی از طریق آموزش، روشها و اصول نظام پیشنهادها و اهداف و منافع آن برای کارکنان تفهیم شود و به هرگونه سؤال آنها پاسخ داده شود تا ترس از سازمان زدوده شود و کارکنان آمادگی لازم را برای ارائه اندیشه‌های خود پیدا کنند.

n مرحله سوم

مدیریت نباید در نتیجه‌گیری از سیستم پیشنهادها عجولانه عمل کند.

این بدان معنی است که مدیریت باید سیستم پیشنهادها را در یک افق حداقل ۵ ساله در نظر بگیرد تا موفقیت سازمان را تضمین نماید. چرا که نظام پیشنهادها نیاز به فرهنگ‌سازی دارد و فرهنگ‌سازی مسلما زمان بر است .

 ۲-۵-ارکان اصلی نظام پیشنهادها

• مدیرعامل

• کمیته عالی نظام پیشنهادها

• کمیته راهبری

• دبیرخانه نظام پیشنهادها (دبیرخانه مشارکت)

• کمیته های بررسی‌کننده (کارشناسی)

• کارکنان

پایان قسمت اول


Balatarin Donbaleh Cloob Delicious Stumbleupon Friendfeed Twitter Facebook Greader Addthis to other


راهنمای دانلود

بستن پنجره
تبلیغات