ساختار سازمانی
عصر ما، عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدف‌ها، سازماندهی، گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان، در قالب هدف‌های جزئی‌تر شده، وظایف واحدها، شکسته و تحقق آن میسر میشود.
در سازماندهی، وظایف و اختیارات و مسئولیتهای واحدها و پست‌ها مشخص و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین میشود. سازماندهی، فعالیتی مستمر و مداوم است که مدیر همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی‌‌شود.
فرآیند سازماندهی(Organizing)، تقسیم کار بین واحدها و مشاغل مشخص است؛ برای تحقق هدف معین و ایجاد هماهنگی لازم برای اطمینان از اینکه این واحدها و مشاغل، متناسب با هم عمل خواهند کرد؟
وظایف سازماندهی
طبق نظر فایول جزئیات وظایف مدیر، برای سازماندهی، عبارتند از:
- تأمین عوامل انسانی و مادی مورد نیاز برای تحقق برنامه‌ی تنظیم شده؛
۲٫ برقرار نمودن ساختار رسمی سازمان(اصل سلسله مراتب و اصل وحدت فرماندهی)، برای هدایت اختیارات و اجرای هماهنگ فعالیتها؛
۳٫ تعریف نمودن وظایف و تشویق و ترغیب نمودن کارکنان برای پذیرش مسئولیت و ارائه ابتکارات؛
۴٫ استفاده نمودن از اصل نظم و ترتیب و حفظ انضباط؛ تا ادارات یک سازمان به وسیله مدیران شایسته، بتوانند بالاترین خدمات را ارائه نمایند.
نگرش سنتی به سازماندهی:
۱٫ سازماندهی بر مبنای وظیفه: در این روش، واحدهای سازمانی را بر مبنای وظایف سازمان، طراحی و ایجاد میکنند. این روش از قدیمی‌ترین روشهای سازماندهی محسوب میشود و هنوز هم در بسیاری از سازمانها، به ویژه برای سطوح عملیاتی، مورد استفاده قرار میگیرد و معمول‌ترین شیوه سازماندهی است؛
۲٫ سازماندهی بر مبنای محصول: در این روش واحدهای سازمانی را بر مبنای انواع محصولات و خدمات سازمان، طراحی و ایجاد میکنند؛ به طوری که هر واحد سازماندهی، مسؤول انجام کلیه عملیات ساخت و تولید یک محصول معین میشود و حتی گاهی اوقات، وظیفه‌ی بازاریابی و فروش آن محصول را نیز به عهده میگیرد و کلیه واحدهای پشتیبانی مورد نیاز خود را به طور مستقل ایجاد می‌کند؛
۳٫ سازماندهی بر مبنای فراگرد: در این روش، فعالیتهای سازمان را با توجه به “فراگرد تولید” یا “وسایل مورد نیاز برای تولید”، دسته‌بندی میکنند. به این ترتیب، افراد و تجهیزات را به منظور انجام عملیاتی خاص، در یک بخش جمع میکنند؛
۴٫ سازماندهی بر مبنای ناحیه جغرافیایی: در این روش، فعالیتهای سازمان در هر منطقه یا ناحیه، گروه‌بندی شده و تحت نظر یک مدیر قرار میگیرد. معمولا در سازمانهای بزرگ از این نوع سازماندهی استفاده میشود؛
۵٫ سازماندهی با توجه به نوع مشتری: مبنای اصلی دسته‌بندی فعالیتها در این نوع سازماندهی، مشتری است؛ که با توجه به نوع فعالیتهای سازمان شناسایی میشود. این نوع تقسیم‌بندی را معمولا از رده‌ی میانی به پایین مورد استفاده قرار می‌دهند؛
۶٫ سازماندهی بر مبنای نوع بازار: در این روش سازمان را بر اساس بازارها یا مجاری بازاریابی تقسیم‌بندی میکنند و بر «بازاریابی» و کارآمد کردن «مجاری ارتباط با بازار» تأکید میشود؛
۷٫ سازماندهی بر مبنای زمان فعالیت: در سازماندهی بر مبنای زمان، فعالیتها را بر مبنای زمان انجام آنها، دسته‌بندی میکنند. به طور مثال استفاده از کارکنان به صورت نوبتی که در بسیاری از سازمانها معمول است.
نگرش پویا به سازماندهی و استفاده از الگوهای ترکیبی
۱٫ سازماندهی بر مبنای برنامه و پروژه: اگر در سازماندهی بر مبنای محصول(به جای محصول)، برنامه‌ها و طرح‌های سازمانی را مبنای سازماندهی قرار می‌‌دهیم، در سازماندهی بر مبنای پروژه، کل سازمان به بخش‌های کوچکتری(به صورت گروههای مستقل)، تقسیم میشود. از محاسن ساختار پروژه‌ای آن است که ضعف عملکرد یک واحد از سازمان، کل سازمان را تحت تأثیر خود قرار نمی‌‌دهد و مشکلات ناشی از کندی ارتباطات و سلسله مراتب طولانی، کاهش می‌‌یابد؛
۲٫ سازماندهی خزانه‌ای(ماتریسی): اگر سازماندهی بر مبنای وظیفه را با سازماندهی بر مبنای محصول(مشتری یا ناحیه) ترکیب کنیم، شیوه‌ی جدیدی برای سازماندهی به دست می‌‌آید که آن را سازماندهی خزانه‌ای می‌‌نامند؛ در این شیوه افراد متخصص تحت نظر دو نوع سرپرستی قرار می‌گیرند و به انجام وظیفه می‌‌پردازند؛ به این ترتیب که از حیث تخصصی تحت نظر مدیر خزانه‌ی تخصصی قرار می‌گیرند و از حیث برنامه یا پروژه‌ای که انجام آن را به عهده دارند، تحت نظر مدیر پروژه هدایت می‌‌شوند. میتوان گفت که سازماندهی خزانه‌ای، در واقع شکل پیشرفته‌تری از سرپرستی چندجانبه است و برای سازمانهای بزرگی که فعالیتهای فنی پیچیده و متنوعی را انجام می‌دهند مناسب است؛
۳٫ سازماندهی با گروههای متداخل: سازمان را میتوان به صورت شبکه‌ای از گروههای متداخل تصور کرد؛ در این حالت ممکن است فردی که در یک گروه به عنوان رئیس انجام وظیفه می‌کند، در یک گروه در نقش مرئوس قرار گیرد؛ یعنی با دو نقش متفاوت در دو گروه متفاوت عضویت داشته باشد. بنابراین عملکرد کلی سازمان علاوه بر کیفیت کار گروه ها، مرهون نحوه‌ی ارتباط و پیوستگی آنان نیز خواهد بود.
منبع : کتاب مبانی مدیریت و رفتار سازمانی دکتر علی رضائیان
سلام قبلا مطلبی کامل با عنوان “شکل گیری ۵s پنچ سین آراستگی محیط کار” در مورد ۵S منتشر کردم. تو ایینجا خلاصه ای از اون اما کمی متفاوت رو اوردم براتون.
از جمله سیستمهایی است که طبق نظر بسیاری از صاحبنظران ، پایه اولیه و سنگ بنای سایر سیستمهای کیفیتی و بهره وری مانند TQM ،HSE و… میباشد . هدف اصلی ۵S بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف ها میباشد . از اینرو این سیستم یکی از مهمترین ارکان دستیابی به بهبود مستمر (Kaizen) در شرکتها نیز میباشد . ۵S فضایی مناسب ، بهره ور ، فعال ، زیبا ، شاد و ایمن در محیط کار ایجاد مینماید . علاوه براین تداوم پیاده سازی ۵S موجب شکل گرفتن تصویری بهتر از شرکت در ذهن مشتریان شده و فرصتهای تجاری روزافزونی برای محصولات آن فراهم مینماید . اصول حاکم بر این صنعت در آمریکا تحت عنوان نظام خانه داری صنعتی یا HOUSE KEEPING تدوین و معرفی شد .
ژاپنی ها پس از آشنایی با مفهوم HOUSE KEEPING به این نتیجه رسیدند که برای استفاده از این نظام در ژاپن باید تغییراتی در آن بدهند که با اصول فرهنگی جامعه انطباق داشته باشد از این رو این تغییرات منجر به طراحی نظام ۵S گردید که اجرای آن به همه صنایع تعمیم داده شد .
در کتابها و مقالات مختلف ترجمه های متعددی از ۵S ارائه شده است . ترجمه زیر از کتاب ۵S Pocket Guide انتشارات Productivity اقتباس شده که برگردان فارسی آن توسط گروه ۵S انجام شده است :
تعاریف:
۵S سیستمی است برای بهسازی و آراستگی محیط کار و فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی و همچنین پیشگیری از اتلاف منابع در یک سازمان به کار گرفته میشود و وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی به شرح ذیل میباشد :
۱٫SEIRI پاکسازی
۲٫SEITON نظم و ترتیب
۳٫SEISO نظافت
۴٫SEIKETSU حفظ و نگهداری(استانداردسازی)
۵٫SHITSUKEانظباط و فرهنگ ساماندهی
پاکسازی:
پاکسازی به معنای جداکردن اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور نمودن غیر لازم ها و غیر کاربردی ها از محیط کار و همچنین تعمیر ، تعویض یا تصحیح نواقص و معایب میباشد .
هدف از اجرای اصل اول :
۱- تعیین معیارهایی برای حذف ضروریها
۲- به کارگیری مدیریت اولویتها و تعیین اولویتها
۳- حذف علل آلودگی
۴- استفاده بهینه از فضای محیط کار
۵- استفاده بهینه از تجهیزات
۶- ریشه یابی علل معایب
نظم و ترتیب:
نظم و ترتیب به معنای مرتب کردن اقلام ،اوراق و اطلاعات وتعیین جای مناسب برای آنان ، به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند ، میباشد بطور خلاصه استقرار منظم ماشینها و اشیاء برای دستیابی سریع به آنها است .
هدف از اجرای اصل دوم :
۱- استقرار و جایدهی مناسب (ازلحاظ کیفیت ، ایمنی و بازدهی)
۲- ارتقاء بهره وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء
۳- سرعت دسترسی به اشیاء و اسناد
۴- کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی و درهم ریختگی
۵- جلوگیری از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی
۶- کاهش اشتباهات و دوباره کاریها
نظافت:
نظافت به معنای پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگهداشتن محیط،اموال و افراد و حذف یا کنترل آلاینده ها میباشد .
هدف از اجرای اصل سوم :
۱- دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی و حذف کامل آلودگیها
۲- شناسایی مشکلات جزئی از طریق بازبینی
۳- درک پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی
۴- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
، توجه به بهداشت و جلوگیری از بیماری کارکنان
۵- کاهش خرابی ماشین آلات
۶- تثبیت و بهبود کیفیت
حفظ و نگهداری(استاندارد سازی):
حفظ و نگهداری به معنای تداوم،استاندارد سازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای سه اصل اول و رعایت ایمنی در کار میباشد .
هدف از اجرای اصل چهارم :
۱- جلوگیری از اعمال سلیقه و چندباره کاری
۲- مدیریت دیداری خلاق به منظورآشکارشدن ناهمگونیها و موارد غیرعادی
۳- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماریهای کاری
۴- تکرار کارهای درست به منظور درست انجام دادن کارها
۵- کاهش زمان انجام کارها
۶- کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان ایجاد گردش شغلی در سازمان
۷- افزایش جذابیت محیط کار
انظباط و فرهنگ ساماندهی:
این اصل به معنای آموزش کاربردی مفاهیم ۵S به تمامی کارکنان، جلب مشارکت عمومی و تدوین، ابلاغ و اجرای مقررات سازمان است .
هدف از اجرای اصل پنجم :
۱- مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
۲- عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و کنترل نتایج آن
۳- زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی
۴- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
۵- شخصیت دادن به شغل و شاغل
۶- افزایش تعلق سازمانی
۷- جلب نظر مشتریان
شکل گیری ۵S( پنچ سین)(آراستگی محیط کار)
سیستمی تحت عنوان ۵S ، برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم، در ژاپن شکل گرفت.
الگوهای اولیه ای که مورد استفاده ژاپنی ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنایع بود:
۱- صنایعی که رعایت بهداشت، تمیزی و نظم از زیر ساختهای اساسی آن میباشد مانند صنایع بهداشتی و دارویی و صنایع میکرو الکترونیک .
۲- سازمانهای خدماتی مانند هتلها، سوپر مارکتها، کتابخانه ها و مراکز تفریحی .
۳- سازمانهای پیشرو که به اهمیت مباحثی مانند انسان- ماشین ، انسان-کار و انسان- محیط توجه خاصی دارند .
تعریف کوتاه ۵ S :
۵S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد.
۵S سیستمی برای دستیابی به کییفیت عالی در محیط کاری می باشد.
تعریف کامل ۵S :
۵S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان بکار گرفته میشود و وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی, seiri, seiton seiketso, shitsuke, seiso است.
شایان ذکر است که برخی از شرکتها ، با توسعه مفهوم S5 دو واژه دیگر را که از لحاظ مفهومی تفاوت چندانی با آنها ندارند را پدید آوردند- اما (۷S) چندان مورد استقبال و پذیرش قرار نگرفت، این دو مفهوم عبارتند از :
Shikkariyaru (سخت کوشی)
و
Shukkan (سماجت در کار خوب)
۵S : روشی سیستماتیک جهت ایجاد و حفظ نظم و ساماندهی مطلوب در محیط کار و زندگی
üهدف اجرای ۵S حرکت بسوی ارتقاء بهره وری در محیط کار می باشد.
ü۵S مجموعه اصولی است که با رعایت آن می توان کارها را با بازده بالاتری انجام داد.
ü۵S روش بهبود و اصلاح وضعیت نگهداری اشیاء بمنظور جلوگیری از صرف وقت جهت دسترسی به آنان میباشد .
رعایت و اجرای صحیح ۵Sاثرات بسیار مثبتی در ارتقاء بهره وری ، بهبود کیفیت و نهایتا بهبود مستمر فعالیتها دارد.
هدف اصلی ۵S :
بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف وقت
اهداف تفصیلی ۵S :
برقراری ایمنی
رسیدن به کارایی
ارتقاء کیفیت
حذف ضایعات
کاهش خرابی
افزایش بهره وری
ارتقاء روحیه کارکنان
جلب نظر مشتری
پاک سازی : اشیاء واقلام ضروری و لازم را شناسایی نموده و آنها را از اقلام غیر ضروری و زاید تفکیک کنید ، اقلام غیر ضروری را دور بریزید .
- نظم و ترتیب : اشیاء باقیمانده را به طرز منظم و مرتبی در جای مناسب خود قرار دهید.
- نظافت : محیط کار ، لوازم کار و هر آنچه در اطراف است را تمیز کرده و پاکیزه نگه دارید .
- حفظ و نگهداری: بعد از ایجاد نظم ، ترتیب و نظافت سعی کنید وضعیت مطلوب را با اجرای مداوم این اصول حفظ نمایید .
- انضباط : اصول پاک سازی ، نظم ، نظافت و حفظ وضعیت مطلوب را بصورت استاندارد تعریف نموده و آنها را برای کارکنان بصورت عادت و اصول لازم الاجراء در آورید .
پاک سازی (Seiri)
تفکیک و تشخیص اشیاء ضروری و غیر ضروری و دور ریختن اقلام زاید و غیر ضروری که بر مبنای قواعد و اصول معینی انجام می شود
پاک سازی : تشخیص ضروری از غیر ضروری و دور ریختن اشیاء زاید
- تعیین الویتها با توجه به میزان اهمیت اشیاء
- تعیین محل نگهداری اشیاء
- تعیین میزان دفعات مورد استفاده و نیاز به اشیاء
- تعیین محدوده اجرا و اهداف دور ریختن اشیاء
- کسب آمادگی های لازم
- آموزش
- اجرا
- بازرسی و ارزیابی عملیات اجرا شده ، ارائه پیشنهادات اصلاحی و تعیین شاخص جهت انجام عملیات به نحو مطلوب .
ذخیره سازی اشیاء مورد استفاده
|
روش ذخیره سازی ( الویت بندی )
|
درجه نیاز ( تواتر کاربرد )
|
میزان نیاز
|
|
- آنها را دور بریزید .
|
- اقلامی که در طول یک سال گذشته مورد استفاده قرار نگرفته اند .
|
پایین
|
|
- آنها را در محل کار و در مکانی که از مرکزیت برخوردار است نگهدارید .
|
- اقلامی که در طول ۲تا ۶ ماه گذشته تنها یک بار از آنها استفاده کرده اید .
- اقلامی که بیش از یکبار در دو ماه مورد استفاده قرار می گیرند .
|
متوسط
|
|
- آنها را در محل کار و در دسترس نگهدارید یا با خود حمل کنید .
|
- اقلامی که هفته ای یک بار مورد استفاده قرار میگیرد.
- اقلامی که هر روز استفاده می شوند .
- اقلامی که در طول روز بارها مورد استفاده قرار میگیرد.
|
بالا
|
اهداف :
- تعیین معیارهایی برای حذف غیر ضروریها
- بکار گیری مدیریت الویتها و تعیین الویتها
- حذف علل بروز مشکلات
فعالیتها :
- حذف غیر ضروری ها براساس معیارهای تعیین شده
- مبارزه با علل بروز مشکلات
- استانداردسازی و تعیین اصول
اصول :
- مدیریت اولویتها
- مبارزه با علل
نمونه موارد فعالیتها :
۱- دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید
۲- مبارزه با علل آلودگی و مشکلات
۳- خانه تکانی و تمیز کردن محل
۴- رفع عیوب و خرابیها
۵- بازبینی عوامل ایجادکننده آلودگی
۶- ساماندهی انبارها ، قفسه ها ، کمدها و …
نظم و ترتیب Seition
قرار دادن اشیاء در مکان مناسب یا به ترتیب مطلوب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه و یا بیشترین کارآرایی استفاده کرد .
- تعیین تواتر استفاده از اشیاء
- تعیین شرایط ذخیره سازی و نگهداری با توجه به تواتر مصرف و حجم و نوع اقلام
- شناسایی میزان تاثیر شرایط محیطی بر اقلام
- مشخص کردن نحوه قرارگیری اشیاء در محل های معین
- ایجاد و رعایت قوانین قراردادن و استفاده از اشیاء در مکان مخصوص اشیاء
نظم و ترتیب
تعریف : استقرار منظم و مرتب ماشینها و اشیاء به نحوی که اشیاء مورد نیاز در زمان مورد نظر به مقدار مورد نظر در دسترس باشند
اهداف :
- نظم و ترتیب در محل کار
- استقرار و تعیین مکان مناسب ( کیفیت، بازدهی، ایمنی)
- ارتقاء بهره وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء
فعالیتها :
- استقرار ذخیره سازی بر اساس اصول پنج چه
- تمرین و رقابت در زمینه آوردن و بازگرداندن اشیاء
- مرتب کردن محل کار تجهیزات و اشیاء
اصول :
استقرار و ذخیره سازی و حذف نیاز برای جستجو
نمونه موارد فعالیتها :
۱- استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن
۲- آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت زمان معین
۳- استاندارد کردن نگهداری و استفاده از پرونده ها
۴- رعایت اصل fifo
5- نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات
۶- ذخیره سازی مناسب
نظافت Seiso
تعریف : دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی و مواد خارجی
تعریف : حذف اشیاء زاید ، زباله ، آلودگیها و مواد خارجی در جهت دستیابی به پاکیزگی در محل کار
- تعیین محدوده و مسئول برای نظافت
- اتخاذ تصمیم برای قسمتهایی که باید نظافت شود
- شناسایی و تعیین روشهای نظافت
- ایجاد مقررات و قواعد لازم جهت جلوگیری از بروز مجدد آلودگی
مراحل کلی نظافت :
- کلان
- مرحله جزء به جزء
- جزئی ترین مرحله
اهداف :
- دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی ، حذف کامل آلودگیها
- شناسایی مشکلات جزیی از طریق بازبینی
- درک پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی
فعالیتها :
- پاکیزه سازی بهتر و دقیق تر
- پاکیزه سازی و باز بینی تجهیزات
اصول :
پاکیزه سازی به عنوان نوعی بازبینی و درجات مختلف پاکیزگی
نمونه موارد فعالیتها :
۱- مسئولیت های فردی .
۲- انجام فعالیتهای خاص در پاکیزه سازی .
۳-مسئولیت تمام افراد در مشارکت در پاکیزه سازی .
۴- پاکیزه نمودن مکانهایی که اکثر افراد آنرا نمی بینند .
حفظ و نگهداری (Seiketsu)
تعریف : نگهداری همه چیز در وضعیتی سازمان یافته ، مرتب و پاکیزه
تعریف کنترل و اصلاح دائمی پاک سازی ، نظم و ترتیب و نظافت و به معنی استمرار و انجام فعالیتها بصورت روزمره
- تدوین روشهای مناسب و برنامه ریزی اجرا
- استاندارد کردن مقررات و یکنواخت سازی فعالیتها
- تدوین برنامه های پریودیک جهت اجرای هر یک از اصول مربوطه
- اجرا
اهداف :
- استانداردهای اجرایی برای تداوم ۵S
- مدیریت خلاق بمنظور آشکار شدن نا همگونی ها
فعالیتها :
- مدیریت خلاق
- تشخیص و اقدام سریع و بهنگام
- به کار گیری ابزارهایی برای حفظ استانداردها و روند استانداردسازی
اصول :
مدیریت و استاندارد کردن فعالیتهای ۵S
نمونه موارد فعالیتها :
۱- علامتگذاری
۲- علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده آتش
۳- برچسب های نشان دهنده حدود
۴ – استفاده از پوششهای شفاف
۵- پیشگیری از ایجاد صدا و ارتعاش
۶- زیبا سازی محیط کار
انضباط
تعریف : عادت به انجام هر کار به نحو صحیح
تعریف : ایجاد و یا برخورداری از توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر
اهداف :
- مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
- عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و پیروی از مقررات
فعالیتها :
- اجرای یکی از فعالیتهای ۵S در زمان کوتاه
- ارتباط متقابل
- مسئولیتهای فردی
اصول :
شکل دهی عادات صحیح و انضباط در محیط کار
نمونه موارد فعالیتها
۱- پاکیزه سازی همگانی
۲- تمرین وقت شناسی
۳- تمرین نظم و ترتیب
۴- توجه و رعایت ظواهر
آموزش
تعهد مدیریت
ترویج فرهنگ خانه داری در محیط کار
مزایای پیاده سازی ۵S
ایجاد یک نظم فراگیر
۲- زمینه سازی برای برقراری انضباط سازمانی
۳- کاهش ابهام در کار
۴- زیبا سازی محیط کار
۵- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
۶- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماریهای کاری
۷- آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار
۸- دسترسی آسان تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم
۹- افزایش روحیه کارکنان
۱۰- کاهش اشتباهات و دوباره کاریها
بهبود روابط کارکنان
۱۲- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
۱۳- فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
۱۴- کاهش خرابی ماشین آلات
۱۵- تثبیت و بهبود کیفیت
۱۶- افزایش راندمان و کارایی
۱۷- کاهش هزینه
۱۸- کاهش زمان انجام کارها
۱۹- افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات
۲۰- جلب نظر مشتریان
۲۱- افزایش تعلق سازمانی
۲۲- زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی
۲۳- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
۲۴- کاهش استعفا و ترک سازمان
۲۵- افزایش جذابیت محیط کار
عوامل موثر در اجرای ۵S
1- عوامل برون سازمانی
۲- عوامل درون سازمانی
۳- عوامل فردی
۴- عوامل کاری
۵- عوامل سیستمی
۱- عوامل برون سازمانی
عوامل دور:
فرهنگ ملی
فرهنگ مذهبی
نظام اقتصادی
نظام سیاسی و حقوقی
عوامل نزدیک:
خواست و حمایت مشتریان
خواست و حمایت تامین کنندگان
خواست و حمایت شرکاء و سهامداران
رقبا و رقابت
۲- عوامل درون سازمانی
باور ، تعهد و حمایت مدیریت ارشد و هیئت مدیره
باور ، تعهد و حمایت مدیران میانی و سرپرستان
فرهنگ سازمانی
توان مالی
سابقه و نتیجه پیاده سازی سیستمهای نسبتاً مشابه
ترکیب نیروی انسانی
رضایت شغلی
امنیت شغلی
تناسب شغلی
مشارکت واقعی کارکنان
به کارگیری درست روشهای جبران، تشویق و تنبیه
۳- عوامل فردی
شلختگی یا نظم شخصی
تنبلی یا فعال بودن
مسئولیت پذیری یا مسئولیت گریزی
روحیه عدم مشارکت یا روحیه کار گروهی
کارگریزی یا تعهد و وجدان کار
آرامش یا مشکل خانوادگی
سلامت یا بیماری جسمی و روانی
توان علمی
توان تجربی
توان خلاقیت و نوآوری
انعطاف پذیری فردی
نوجویی یا کهنه پرستی
۴- عوامل کاری
تولیدی یا خدماتی بودن کار
تکنولوژیک یا غیر تکنولوژیک بودن کار
ماهیت تمیز یا آلوده کار
ماهیت مشارکتی یا واحدی بودن کار
پویا یا ثابت بودن کار
سطح تخصص و تحصیلات مورد نیاز برای انجام کار
نظم یا بی نظمی ذاتی
میزان انعطاف پذیری
خطرناک یا ایمن بودن کار
ورودی های کار
خروجی های کار
۵- عوامل سیستمی
ماهیت سیستم (مدیریتی یا فنی)
انگیزش دهی
نیازمندیهای اجرا و نگهداری
طول مدت پیاده سازی و اجرا
فراگیری یا محدودیت سیستم
نتایج مرتبط با کارکنان
نتایج مرتبط با مدیران
نتایج مرتبط با سازمان
سرعت دستیابی به نتایج
هزینه پیاده سازی
هزینه نگهداری
همخوانی با فرهنگ سازمانی
هزینه پیاده سازی
هزینه نگهداری
همخوانی با فرهنگ سازمانی
نیازهای آموزشی
جایگاه این سیستم نزد مدیریت ارشد
جایگاه این سیستم در استراتژیها و برنامه های سازمان
دلائل تقدم اجرای ۵S
۵S ، نسبت به اجرای سایر سیستمها ، تا حدودی آسانتر است .
۲- همه یک محیط کار تمیز و منظم را دوست دارند .
۳- نتایج حاصل از آن برای همه قابل مشاهده است .
۴- در همه جا قابل پیاده سازی است .
۵- زمان جستجو (به دنبال اشیاء و اسناد) کاهش می یابد .
۶- سرعت دستیابی، افزایش می یابد .
۷- عمر ماشین آلات و تجهیزات، افزایش می یابد .
۸- سلامتی و ایمنی برای کارکنان در محیط کار ایجاد میشود .
۹- تعداد خطاها کاهش می یابد .
۱۰- همه بطور اتوماتیک ، منضبط می شوند .
۱۱- هزینه پیاده سازی خیلی کم است .
۱۲- موجب قدردانی و لذت مشتریان میشود .
۱۳- موجب رشد خلاقیت کارکنان برای انجام بهتر کارها میشود .
۱۴- موجب بهبود دیدگاه دیگران نسبت به سازمان میشود .
۱۵- هر کس میتواند به محل کارش افتخار کند .
۱۶- عملکرد عمومی سازمان ، افزایش می یابد .
۱۷- جو مساعد برای بکارگیری ۵S ایجاد میشود .
۱۸- موجب بهبود در روحیه کارکنان می شود.
وظایف کمیته راهبری
تدوین استراتژی های ۵S
بررسی، تائید و ابلاغ خط مشی آراستگی ۵S
بررسی، تائید و ابلاغ نظامنامه آراستگی ۵S
تعیین مسئولین کمیته ها
ابلاغ حکم مسئولین و اعضای کمیته های اجرایی و ممیزی
تعیین اعضای کمیته های اجرایی و ممیزی
نظارت کلی بر عملکرد کمیته ها
نظارت بر اجرای ۵S در سازمان
بررسی و تصمیم گیری راجع به نتایج ممیزی کمیته ممیزی
تخصیص منابع لازم
ترکیب اعضای کمیته راهبری
مدیر عامل سازمان
معاونین و مدیران ارشد
مدیر کیفیت / نماینده مدیریت
نماینده مدیر عامل در امر ۵S
مسئول کمیته ممیزی
مسئول کمیته اجرایی
وظایف کمیته اجرایی
تهیه خط مشی آراستگی (۵S) در سازمان
هماهنگ نمودن اقدامات و اجرایی نمودن تصمیمات کمیته
تهیه نظامنامه آراستگی ۵S در سازمان
پیشنهاد بازنگری در ساختار ، فعالیتها و …
اجرای S1 ، S2 ، S3 ، S4 و S5
پیگیری تامین منابع مورد نیاز
نکات مدیریتی
مدیران و سرپرستان ، قبل از تشویق دیگران به رعایت ۵S ، بایستی خودشان ، اصول۵S و لزوم اجرای آن را واقعاً درک کنند
مدیریت پیشرو ، ایجاد کننده بهترین فضای کاری است .
اصول ۵S اولین گام در راه اجرای برنامه ای بلند مدت برای حفظ سلامتی شرکتها محسوب میشود .
۵S نشانگر میزان کارایی مدیریت است .
در ژاپن مدیران اجرایی سطح بالا، ۵S را در الویت اساسی و اولیه مدیریت خود قرار داده اند .
نکات کلـی
هدف نهایی ۵S ، پیشگیری از اتلاف است.
هر کسی میتواند ناهمگونی را تشخیص دهد.
هر طرح باید شامل برنامه ای برای شناسایی ، سنجش و ارزیابی هر یک از اهداف مرحله ای باشد.
بهتر آن است که تصمیمات اتخاذ شده ، مشکلات پیش آمده ، اقدامات انجام شده و نتایج حاصل از آنها ثبت و نگهداری شود .
نکات مفهـومی
۵S مجموعه تمهیداتی است برای نگهداری اشیاء در وضعیتی مطلوب .
اگر قادر به انجام ۵S نمیباشید در انجام کارهایتان موفق نحواهید بود .
پیچیده ترین و دشوارترین برنامه ها نیز با بهره گیری از ۵S آغاز میشود .
برای اصلاح عادات نادرست در کار ، به خوبی میتوان از ۵S استفاده کرد .
۵S با اعتقاد بر این واقعیت عمل می کند که تاثیر اعمال بیشتر از گفتار است .
